Фотография рабочего дня слесаря пример заполнения. Образец фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования (см. схему 2) . Также различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограничена. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель не может все время перемещаться вместе с транспортом. В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.

Ход исследования рабочего времени фиксируется в специальном документе- наблюдательном листе индивидуальной ФРВ.

На первой странице указываются наименование предприятия и изучаемого подразделения, дата исследования, начала и окончания, общая продолжительность, фамилия рабочего, стаж работы, тарифный разряд и т.д.

На второй и третьей страницах производится запись данных наблюдения, на четвертой – анализируются результаты и проектируются затраты времени.

Для упрощения записи и обработки результатов ФРВ производится индексация затрат рабочего времени:

ПЗ – подготовительно-заключительное время;

ОП – оперативное время;

ОС - основное время;

В – вспомогательное время;

ОБС – время обслуживания рабочего места;

ОТЛ – время на отдых и естественные надобности;

НД – время посторонних разговоров;

НТ- отсутствие электроэнергии;

Отчет времени ведется с точностью до 1 мин.

Рассмотрим пример: ФРВ менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Дата наблюдения: 20.03.1999 г.

Начало наблюдения: 8 ч. 30 мин.

Конец наблюдения: 17 ч. 30 мин.

Работа: обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж Условия работы: нормальные Менеджер по продажам: Новгородцев А. А.

Возраст: 28 лет.

Стаж работы: 4 года Стаж по данной работе: 2 года.

Отношение к труду: добросовестное Наблюдатель Кузнецова С. А.

	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах	Продолжительность (мин)
	Приход на рабочее место
	Подготовка рабочего места
	Обслуживание клиента
	Получение и ознакомление с электронной почтой
	Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним
	Проверка наличия оплаченных товаров на складе
	Обслуживание клиента
	Уход по личным надобностям
	Составление заказа поставщикам
	Обслуживание клиентов
	Обсуждение заказа с поставщиками по телефону
	Обслуживание клиентов
	Обслуживание клиентов
	Уход по личным надобностям
	Разговор с сослуживцем на личную тему
	Обслуживание клиентов
	Составление плана на следующий день
	Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте
	Уход с работы

ПЗ=5+15+3+2=25

ОП=20+30+20+10+25+75+5+85+120+18+10=418

ОТЛ=5+60+5+5=75

Обработка записи наблюдений сводится: к определению продолжительности выполнения каждого вида работы и простоя; проставлению буквенных индексов; составлению фактического баланса времени.

Продолжительность каждой работы устанавливается вычитанием текущего времени рассматриваемого явления из текущего времени последующего. Продолжительность всего наблюдения равна продолжительности смены (при 8часовой- 480 мин.)

С использованием индексов затрат рабочего времени рассчитывается общая величина затрат по каждому виду работ и простоев. Эти данные записываются в баланс рабочего времени.

Индекс затрат времени	Вид затрат рабочего времени	плановая	фактическая
	Подготовительно-заключительное время
	Оперативное время
	Время на отдых и естественные надобности
	Потери рабочего времени по вине рабочего

На основе планового и фактического баланса времени рабочего дня рассчитывают показатели использования и потерь рабочего времени, делают выводы о возможном повышении производительности труда путем устранения выявленных потерь.

Так, на основе баланса определяется коэффициент улучшения использования рабочего времени. Для расчета пользуются формулой:

Купл.=Тэк./Т наб.

где Купл. – коэффициент использования рабочего времени;

Тэк. – возможное сокращение нерациональных затрат времени, мин.

Тнаб.- продолжительность наблюдения при проведении фотографии, мин.

К упл. = (25 – 10) + (418 – 405) + (75-25) + 22 / 480 = 0, 20

Прирост производительности труда (ДПТ) определяется следующим образом:

Вставить формулу

Потери времени по причинам, зависящим от рабочего (НД) равны:

Вставить формулу

Потери времени по причинам, не зависящим от рабочего равны:

Вставить формулу

Возможное повышение производительности труда за счет устранения

организационно-технических неполадок

потерь, зависящих от рабочего:

Следовательно, за счет улучшения дисциплины производительность труда повысится на 4%.

за счет устранения непроизводительной работы и всех потерь рабочего времени.

Чтобы компания могла избежать лишних расходов, но в тоже время не перегружать своих сотрудников, требуется тщательно продумать необходимость каждой рабочей единицы на предприятии .

Для этого существует специальная система, которая получила название фотография рабочего времени. Это особый документ, который позволяет определить эффективность сотрудника либо целого отдела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

На основании фотографии рабочего времени у руководства есть возможность принять правильное решение относительно штата работников . Если результат исследований покажет незаменимость определенной должности, ее ни в коем случае нельзя . Те люди, которые не приносят пользы предприятию, могут быть уволены.

Что это такое?

Под ФРВ подразумевается особая форма наблюдения за рабочим процессом.

В данном случае за определенное количество времени, к примеру, за день, записываются все действия человека, занимающего конкретную должность . Далее полученная информация сверяется с планом работы, на основании чего делаются определенные выводы.

Стоит заметить, что фотография может быть сделана не только в отношении определенного человека, но и целого отдела. По результатам обследования можно достаточно точно определить, насколько четко выполняются работы , и какое количество времени для этого требуется. В результате может быть пересмотрен рабочий график или даже целесообразность должности.

Фотографии используются чаще всего для оценки качества работников на производстве . Но этот способ может оценивать не только физическую, но и интеллектуальную работу. Поэтому при помощи ФРВ можно определить загруженность бухгалтерии, отдела кадров и менеджерского состава.

Фотографию рабочего дня зачастую применяют для того, чтобы снизить затраты на сотрудников . Это дает возможность более тщательно высчитывать необходимые денежные ресурсы для конкретной должности. К примеру, после проверки какую-либо должность могут перевести на полставки.

ФРВ дает возможность правильно определить структуру рабочего времени , выявить причины, по которым не выполняется план и происходит потеря времени сотрудниками. Фотография нескольких работников позволяет определить, кто из них трудится более эффективно.

Это удобно, когда необходимо расстаться с частью коллектива. Более того, такой подход дает возможность увидеть, почему появляются передовики производства.

Фотография рабочего времени позволяет увидеть, насколько правильно и комфортно оборудовано место работника . Если в процессе проверки окажется, что существуют преграды для быстрого выполнения задачи, они могут быть устранены.

Некоторые ошибочно путают ФРВ и хронометраж рабочего времени. Разница в данном случае в длительности проведения исследования . В последнем случае это может продолжаться около 7 дней или месяц. Время проведения хронометража определяется непосредственно самим работником.

Фотография – это официальная процедура, которая инициируется главой компании . При работе с ФРВ информация должна фиксироваться в специальном бланке. После этого документация подается на рассмотрение начальству, которое и будет делать окончательные выводы.

Цели и функции

Фотография рабочего дня представляет собой комплекс мероприятий, целью которого чаще всего становится целесообразность использования определенного рабочего места или даже отдела . Если окажется, что работа неэффективна, могут последовать сокращения.

Целью фотографии может быть обнаружение причин утраты рабочего времени . В зависимости от полученных результатов предпринимаются определенные меры. Нередко это в значительной степени увеличивает продуктивность работников. Фотография рабочего времени также помогает корректно разрабатывать нормативы для ведения рабочего процесса.

Подобные методы многофункциональны. Они позволяют руководящему составу определить четкую картину того, как работают сотрудники по отдельности либо в команде . От эффективности труда может во многом зависеть успех предприятия. Но ФРВ может быть помощником не только главы компании. Этим методом пользуются менеджеры и начальники отделов.

Подобная исследовательская работа дает возможность грамотно создавать должностные инструкции и следить за эффективностью кадрового состава .

Фотография рабочего дня нередко инициируется и самими работниками. Однако, для проведения подобной работы необходимо согласие руководства. Сотрудники могут использовать ФРВ для определения эффективности своего труда .

Виды и этапы проведения

Всего существует несколько типов ФРВ . Это может быть индивидуальное обследование для каждого отдельного сотрудника, а также проведение массовой фотографии и бригадной.

Некоторые работники используют метод самофотографии , то есть применяют способ самостоятельной аттестации. Но это обязательно должно быть согласовано с руководством, иначе, подобный документ не будет иметь никакого значения.

Индивидуальное исследование является одним из самых распространенных методов ФРВ. Эта работа проводится с целью определения эффективности определенного сотрудника. При этом трудовая комиссия на протяжении одного рабочего дня тщательно наблюдает за тем, как трудится специалист .

Все данные заносятся в специальный бланк, который именуется наблюдательным листом. Далее эта бумага передается руководителю, который может сделать определенные выводы относительно конкретного сотрудника.

Массовая фотография выполняется в том случае, когда нужно оценить целый отдел либо группу сотрудников . Этапы проведения работы в данном случае не будут отличаться от предыдущего варианта. Но в результате общей аттестации можно увидеть эффективность работы не только группы, но и отдельных сотрудников.

Нередко лицо, которое проводит исследование, разделяет рабочее время на периоды, в каждом из которых ведется наблюдение за определенным работником. Это дает возможность не создавать большую аттестационную комиссию . Данные заносятся в один общий лист, однако, с определенными пометками в виде букв.

Бригадное исследование от группового ничем не отличается . Тут используются аналогичные этапы, но только количество людей может быть больше, чем в предыдущем случае.

Любой вид фотографии рабочего времени, кроме самофотографии, должен проводиться только руководящим составом . Для этого определяется аттестационная комиссия, которая может состоять из инженеров, менеджеров по персоналу, сотрудников бухгалтерии либо .

Чаще всего, когда речь идет об индивидуальной фотографии, ответственным лицом назначается работник отдела кадров.

Далеко не всегда карта фотографии рабочего дня показывает четкую картину, так как в определенные дни недели или месяца могут отмечаться более спокойные периоды. Поэтому желательно проводить аттестацию несколько раз . А в окончательный бланк вносить средние показатели.

Каждый специалист, который назначен для проведения аттестации, должен для начала провести качественную подготовительную работу. Это позволит узнать особенности труда сотрудника, специфику его рабочего места и другие важные параметры , которые оказывают влияние не конечную оценку.

Пример ФВР бухгалтера

Оценивать могут не только тех работников, которые трудятся физически, но и проводить аттестацию сотрудников интеллектуального труда . Принцип составления карты будет примерно одинаковый, но иногда некоторые параметры приходится менять, чтобы получить более четкую картину происходящего на конкретном рабочем месте.

В качестве примера можно взять индивидуальную карту фотографии рабочего времени сотрудника бухгалтерии:

Исследование рабочего времени:

1. Начало рабочего дня в 8:00;
2. Подготовка к работе, включение техники с 8:00 до 8:10;
3. Работа с документами с 8:10 до 9:30;
4. Проверка правильности документов в программе 1С с 9:30 до 10:30;
5. Пауза в работе по личным нуждам с 10:30 до 10:40;
6. Прием посетителей, оформление документации и ее проверка с 10:40 до 13:00;
7. Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00;
8. Составление реестра задолженностей по оплате счетов с 14:00 до 14:30;
9. Составление актов сверки с контрагентами с 14:30 до 15:10;
10. Работа с контрагентами и ответственными лицами по согласованию задолженностей и подписанию документов с 15:10 до 16:00;
11. Пауза в работе по личным нуждам с 16:00 до 16:10;
12. Взаимодействие с сотрудниками складов, бухгалтерами и поставщиками для составления отчетной документации с 16:10 до 16:40;
13. Работа с приложением по формированию журнала отчетных операций за месяц с 16:40 до 16:55;
14. Выключение компьютера, уборка рабочего места, перемещение важных документов в сейф с 16:55 до 17:00;
15. Уход домой в 17:00.

Это пример того, как заполняется бланк фотографии рабочего времени для одного сотрудника. Здесь расписаны все рабочие процессы , которые совершил сотрудник за один день.

Для того чтобы получить более достоверную информацию об эффективности труда данного работника, следует провести дополнительную аттестацию. Но нередко руководство принимает решение на основании одного исследования .

Заполнение бланка

Бланк карты фотографии рабочего времени стандартный. Вне зависимости от того, в какой сфере будет трудиться специалист, его оценивают по одному стандарту и вносят данные в конкретную бумагу . При этом обязательно указывается подразделение, в котором трудится человек.

При оформлении бланка фотографии рабочего времени необходимо указать название предприятия, данные проверяемого сотрудника с обязательным указанием должности, а также вид выполняемых работ.

Далее представитель аттестационной комиссии может начать заполнение таблицы. Здесь вносится каждый этап работы с обязательным указанием временного периода , который был потрачен на определенные действия.

В бланке можно увидеть и столбик для примечаний. Сюда нужно внести различные сведения, которые носят лишь дополнительный характер , но они были получены в процессе исследовательской работы.

Образец заполнения индивидуальной карты учета рабочаго времени:

Итоги и выводы

Итоги подводятся под таблицей. Здесь можно определить время на подготовку и завершение рабочего процесса, период, за который сотрудник справился с основными поставленными задачами, а также количество перерывов. Далее бланк подписывается и отправляется вышестоящему руководству .

Одним из важных моментов будет определение коэффициента эффективности рабочего времени. Для этого может быть использована формула:

К=(ПЗ+ОП+ОР)/420 , где

• К – коэффициент эффективности,
• ПЗ и ОР – это подготовка и завершение рабочего процесса,
• ОП – это количество времени, которое понадобилось на то, чтобы справиться с поставленной задачей.

Результат выносится в процентах , где приближенность к сотне является наилучшим показателем.

Низкие цифры могут стать причиной того, что работу сотрудника посчитают недостаточно качественной . Такого работника могут легко заменить либо вовсе сократить, если будет доказано, что с его повседневными действиями могут справиться другие.

является достаточно эффективным инструментом, который дает возможность качественно проверять действия каждого отдельного сотрудника. Это позволяет компании формировать коллектив высококлассных работников, которые стремятся к улучшению результата и ответственно выполняют поставленные задачи.

Для руководителя фотография рабочего дня подчиненных является эффективным средством выявления кандидатов на увольнение , а также для понимания картины того, каким должен быть на предприятии.

Тем не менее, не всегда стоит делать выводы на основании одной проверки. Если коэффициент использования рабочего времени оказался очень низким, вполне возможно, следует провести дополнительные исследования .

Узнайте немного больше о фотографии рабочего дня из видео:

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется : фотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

• определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
• изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
• установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие . Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
• определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
• оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

• руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
• менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
• для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности работы.

Виды

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Индивидуальная

Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

Групповая

Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

• наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
• периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
• при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

Бригадная

Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на е сотрудники поделены на бригады.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

• составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
• поиск возможностей оптимизации труда;
• определение потери эффективности;
• разработка норм затрат рабочего времен;
• выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

• для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, если таковые есть на производстве;
• если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается .

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

• название предприятия и структурного подразделения;
• Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
• уровень образования и квалификация;
• занимаемая должность;
• название выполняемой работы;
• краткая характеристика работ;
• в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
• в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
• под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Вывод

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2. Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3. Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4. Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5. Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

. индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

. групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

. комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

. самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФРД

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1. Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФРД

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка , то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени , оптимизировать бизнес-процессы компании , то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1-3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно . Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Настоящая фотография проведена 18.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 1.

Ф.И.О. работника: Петрова А. И.

Стаж работы по специальности: 2 года.

Таблица 1. Фотография рабочего дня экономиста
				Оборудование	Примечание
			Включение компьютера
			Уточнение по телефону содержания требуемой информации. Рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
				Телефонный аппарат
			Сбор необходимой исходной информации для анализа выполнения плановых показателей производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест»	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Анализ выполнения плановых показателей по производству продукции производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» согласно отчетам начальников производственных участков	Компьютер
			Уточнение натуральных и денежных показателей у исполнителей отчетов	Телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Внесение изменений в аналитический отчет по выполнению плановых показателей	Компьютер
			Подготовка аналитических записок руководителю подразделения о целесообразности внедрения новых материалов при производстве продукции	Компьютер
			Выход по личным надобностям, перекур
			Анализ фонда оплаты труда Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» за месяц	Компьютер, телефонный аппарат
			Беседа на личные темы по телефону	Телефонный аппарат
			Планирование фонда оплаты труда на следующий месяц
			Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, телефонный аппарат

С фотографией рабочего дня ознакомлена: экономист Петрова А. И.

__________/Петрова А. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Настоящая фотография проведена 17.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 2.

Ф.И.О. работника: Макарова С. В.

Должность работника: бухгалтер.

Стаж работы по специальности: 13 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 2. Фотография рабочего дня бухгалтера
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, включение сортировки электронных баз данных
			Прием и контроль первичной документации по участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке. Возврат документов, оформленных не в соответствующем порядке, составителям
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Подготовка и отправка необходимой информации по себестоимости произведенной продукции в отчетном квартале по запросу руководителя подразделения (выборка, ксерокопирование счетов сторонних организаций, калькуляции себестоимости по видам продукции и др.)	Копировальный аппарат, компьютер, принтер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету основных средств	Компьютер, принтер
			Обеденный перерыв
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету затрат на производство продукции	Компьютер, принтер
			Сверка с поставщиками услуг в телефонном режиме	Компьютер, телефонный аппарат
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Сканирование документов по начислению заработной платы и отправка их по электронной почте в главный офис компании	Компьютер, сканер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Совещание с руководителем отдела по вопросам изменений в налоговом законодательстве
			Подготовка документов для передачи в архив
			Выключение компьютера и другой аппаратуры, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, сканер, ксерокс

С фотографией рабочего дня ознакомлена: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего времени менеджера по закупкам

Настоящая фотография проведена 19.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 3.

Ф.И.О. работника: Сергеев П. И.

Должность работника: менеджер по закупкам.

Стаж работы по специальности: 9 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 3. Фотография рабочего дня менеджера по закупкам
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, принтера, ксерокса	Компьютер, принтер, ксерокс
			Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Запрос у главного склада информации о наличии материалов	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
				Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Обеденный перерыв
			Составление ежемесячного плана закупок	Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок
			Прием и обработка документов, связанных с закупкой	Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад	Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках	Компьютер, подключение к Интернету
			Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры	Компьютер

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени :

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — ;

ОЛН — ;

НТД — (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1-3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста .

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста
	Описание			Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы			540 мин. (9 ч)
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1 , который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1 , отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам .

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины , так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании .

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

К СВЕДЕНИЮ

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

О. С. Полякова, эксперт

Теги: ,

В процессе работы с персоналом менеджеру часто приходится прибегать к использованию различных методов и инструментов. Один из них – «фотография рабочего дня».

Что это такое и цель ее проведения?

«Фотография рабочего дня» (или «фотография рабочего времени» , «хронометраж рабочего времени» ) – это изучение, насколько рационально расходует рабочее время конкретный сотрудник, отдел или бригада в целом. Происходит это с помощью непрерывного наблюдения, измерения и подробного фиксирования всех временных затрат на любое действие, операцию, перекур и т.д. в течение одного рабочего дня (смены).

Основная цель использования инструмента «фотография рабочего дня» — выявление резервов для повышения производительности труда.

Задачи, решаемые с помощью «фотографии рабочего дня»:

• Выявление временных потерь в течение рабочей смены, анализ вызываемых их причин
• Определение объемов и темпов выполнения заданий (выпущенной продукции и пр.)
• Получение данных для расчета нормативов (время обслуживания рабочего места, перерыв на отдых и т.д.)

Способы проведения «фотографии рабочего дня»:

• При помощи заранее установленной видеоаппаратуры

«Плюсы» способа: люди, не проинформированные о ведущейся съемке, будут вести себя естественно.

«Минусы»: для последующего анализа результатов необходимо сделать расшифровку видеозаписи на бумаге (время, действие человека).

• Личное наблюдение сотрудника службы персонала

«Минусы»: сотрудники, не понимая, зачем нужна «фотография рабочего дня», подозревая, что работодатель просто «копает» под них, и боясь санкций (особенно снижения заработной платы), ведут себя неадекватно. Либо крайне агрессивно, либо чересчур старательно, либо вообще отказываются приступать к работе под бдительным взглядом «фотографа». В результате чего полученные данные становятся необъективными.

Поэтому, прежде чем приступать к исследованию, советуем провести разъяснительную работу среди персонала предприятия.

• «Самофотографирование» — сотрудник самостоятельно описывает каждое свое действие

Этапы проведения «фотографии рабочего дня»:

• Подготовка
• Проведение исследования в течение выбранного отрезка времени + последовательное фиксирование всех действий объекта наблюдения
• Анализ результатов
• Разработка мероприятий, направленных на улучшение ситуации и ликвидацию потерь рабочего времени

«Фотография рабочего дня». Образец и порядок работы

Оформление

Для проведения исследования заранее приготовьте бланк, куда будете заносить полученную информацию. Что он в себя включает?

Исходную информацию:

• Дата проведения «фотографии рабочего дня»
• ФИО сотрудника
• Наименование должности и отдела (место работы)

Таблицу с четырьмя колонками:

• Что наблюдалось (любое действие сотрудника, событие и т.д.)
• Текущее время (часы, минуты)
• Продолжительность (в минутах)
• Индекс затрат

В первой строчке таблицы обязательно укажите время начала наблюдения, в последней — окончания.

Как фиксировать информацию?

Специально обученный сотрудник службы управления персоналом следит за сотрудником и записывает на бланке действие и время (заполняются первая и вторая колонка). Например,

Сотрудник Иванов Олег Михайлович

Менеджер по работе с корпоративными клиентами, коммерческий отдел

Время начало наблюдения — 9.00

Приход на рабочее место — 9.00

Совещание с руководителем отдела — 9.05

Звонок клиенту — 9.15

Разбор электронной почты – 9.22

Чтение и редактирование договора — 9.33

Выход из кабинета по личным делам – 9.45

Общение по телефону с сотрудником службы доставки – 9.52

Оказание помощи новому клиенту в составлении заявки – 9.58

Звонок клиента – 10.15

Перекур – 10.23

Составление коммерческого предложения – 10.29

Завершение наблюдения – 18.00

Дальнейший порядок работы

Затем заполняется третья колонка бланка, то есть подсчитывается затраченное на каждое действие время (в минутах). И четвертая – проставляется индекс затрат согласно единой системе классификации затрат времени (таблица «Индексация затрат рабочего времени»).

Составляется сводка одинаковых затрат и балансов рабочего времени (и фактического и нормального). Полученные данные рассчитываются и анализируются. Делаются выводы.

«Фотография рабочего дня» — нужный инструмент на любом предприятии!

Проведение «фотографии рабочего дня» позволяет решить многие проблемы, максимально оптимизировать рабочий процесс. С ее помощью выявляются устаревшие или ошибочные нормы, уровень загруженности сотрудника, отдела или бригады в целом. А по ее результатам можно провести перераспределение обязанностей, увеличить производительность труда, усовершенствовать нормы, а может и выплатить премию.

«Фотография рабочего дня» кроме хронометража работ, позволяет провести анализ взаимоотношений между службами организации и оптимизировать бизнес-потоки.